目    录

第一篇    章    程

第一章 总    则

第二章 会    员

第三章 组织与职能

第四章 附    则

第二篇    机构职能与工作职责

第五章 公关部

第六章 办公室

第七章 宣传部

第八章 活动部

第三篇    工作制度

第九章 会议制度

第十章 档案管理制度

第十一章 物品管理、使用制度

第十二章 绩效考核制度

第四篇    格式表格

第一章   总    则

第 1 条 成都中医药大学校友联络协会（以下简称协会）是成都中医药大学学生自愿组成的自我管理、非营利性的社团，由成都中医药大学学生工作部和校团委授权组建，接受校学生工作部领导和校团委、校对外合作处、校社团联合会的具体指导，对学工部、校对外合作处、校团委负责。

第 2 条 协会宗旨：服务校友 成就自我

          协会理念: 懂得珍惜学会感恩

第 3 条 机构设置：

          协会由会长、副会长、办公室、公关部、宣传部和活动部构成。

第 4 条 协会实行干部负责制，对办事得力、工作成绩突出、为协会的发展做出积极贡献的同学予以奖励；对办事不力，在其位不谋其事的同学视其情节轻重做出相应处理。协会所有同学都应处理好学习与工作的关系。

第 5 条 在每学期开学制定该学期的工作计划，学期期末做好该学期的工作总结；每次开展活动前应有相应的活动策划，做好各方面的充分准备，活动结束后应该做好相应的总结和宣传，并将相关书面材料存档及上交校团委、社团联合会、对外合作处。

第二章   会    员

第 6 条 本会会员为个人会员，不接受团体会员。

第 7 条 申请加入本会的会员，需具备以下条件。

        1.  本人为成都中医药大学在籍学生；

        2.  有加入本会的意愿；

        3.  承认和维护本会章程；

        4.  履行会员注册程序。在新会员提交申请后应进行面试，选取能力较强，有过相关工作经验的同学加入职能部门，未能入选的同学其简历及相关资料录入后备人员数据库，下次招聘时在同等条件下优先考虑。 

第 8 条 会员享有下列权利：

        1.  依照本会章程规定的民主程序，参与本会的重大事务，行使管理参与权；

        2.  本会的选举权、被选举权和表决权；

        3.  监督本会的工作和各项活动；

        4.  建议和批评权；

        5.  知晓本会信息权；

        6.  本会各项活动的参与权；

        7.  本会服务的优先权；

        8.  入会和退会权；

        9.  在社团举行活动上的发言权； 

        10. 因工作积极而由协会向其他学生组织和所在学院推荐的权利； 

        11.  因工作积极、思想上进而被推荐入党的权利；

第 9 条 会员履行下列义务：

        1.  执行本会的决议；

          2.  维护本会尊严和合法权益；

          3.  如实提供本人相关信息资料；

          4.  参与本会活动，完成本会分配的任务；

          5.  关心本会的建设和发展，向本会提供校友方面的信息，向本会反馈协会发展中存在的各种问题，为促进校友联络协会的发展贡献力量；

          6.  新会员入会时缴纳会费；

          7.  准时参加协会会议；

          8.  遵守协会章程及相关条例；

          9.  协会内举行活动时互相传达和对外宣传；

          10. 毕业后重返母校，欢聚一堂，为母校的发展做出贡献。

第 10 条 会员退会：

          1.  学生毕业自动退会；

          2.  学生休学期间视为退会；

          3.  会员主动退会应提前一个月书面通知本会，并做好交接工作。

第 11 条 会员除名。出现下列情况之一者，予以除名：

          1.  被学校开除学籍的；

          2.  学校勒令退学或劝其退学的；

          3.  行为严重违背本协会宗旨或恶意损害本协会名誉的；

          4.  长期无故不参加协会活动的。

第 12 条 协会会员所作的工作按时间和数量作好记录，积极认真者，在协会内享有活动优先权，并在期末受到协会表彰，由协会出具证明并加盖校团委公章、对外合作处公章通知该生所在的学院。

第 13 条 由协会向所有会员颁发的会员证是会员身份的代表，是会员参加协会组织的活动等事宜的标志，会员须爱护和正确使用会员证。

第 14 条 由全体会员组成的会员大会是协会最高权利机关，享有修改、废止章程的权利，享有设立和取消部门设置的权利，享有选举社内一切干部的权利，享有任命和罢免除会长外的一切干部的权利，享有审议本协会工作报告和财务报告的权利，享有最高监督权、最高决定权及授予荣誉权等。会员大会原则上每学期召开一次，由办公室负责组织，会员大会须三分之二以上会员出席。

第三章   组织与职能

第 15 条 协会的组织结构由会员大会根据社团的实际情况决定。各级干部也由会员大会产生，对会员大会负责。

第 16 条 指导老师由协会决策层会议向会员大会推荐人选，由校团委出聘任状任命。指导老师负责对协会内部日常事务的监督、重大事务的决策、协会组织活动的指导等。指导老师因工作变动不宜再指导协会时，由指导老师推荐新的人选，并由校团委出聘任状任命。

第 17 条 会长是协会的最高领导，由会员大会产生候选人，并报校团委审批任命，对协会全体会员和校团委、对外合作处负责。会长具体负责领导协会发展，领导各级干部和会员在章程和相关条例的规定下履行会员大会及决策层会议的决议，在特殊情况下代表协会决策；对外代表本协会，对内负责处理重大及突发事务，协调各部门之间的关系及副部级以下（包括副部级）人事任免权和表彰授予权等。

第 18 条 副会长由会员大会选举产生，在会长领导下处理协会日常事务，具体领导各部门。各部部长和副部长采用竞聘上岗制，结合上学年工作表现竞聘。部长在会长、副会长的领导下，具体执行各部门日常事务和工作计划。副部长协助部长做好本部门工作，接受部长的领导。

第 20 条 协会设顾问团。顾问团成员应为已经正常退会的协会成员，由前任顾问团成员提名,经顾问团讨论通过。每任会长在任期间均为顾问团一员，辞去会长的同时退出顾问团，若愿加入顾问团需申请并通过。

第 21 条 顾问团的职权是：

          1.   通过协商会议，对本会的重要问题在决策之前进行协商和就决策执行过程中的重要问题进行协商；

          2.   提名会长候选人，交由会员代表大会选举产生新一届会长；

          3.   对会长及协会工作人员的工作，通过建议和批评进行监督；

          4.   通过多种方式，广开言路、广开才路，充分发挥顾问团专长和作用，为协会建设献计献策，为协会的长远发展提供各种机会；

          5.   决定顾问团人员的变更；

          6.   为本协会的发展和活动提供支持。

第 22 条 协会指导老师、会长、副会长、各部部长、顾问团任期均为1年。其中前三个月为副会长、各部部长、副部长的考核期，考核期满合格后副会长由校团委出聘任状任命；不合格者由指导老师和会长根据工作表现重新确定人选。

第 23 条 本会聘请社会知名人士、专家学者和各级领导组成理事会，为本会发展和活动提供相应支持。

第 24 条 理事会成员由会长、副会长、公关部或其他理事会成员推荐邀请，本人同意后方为理事会成员。除自愿退出理事会或长期联系不到自动退出外，理事会成员均为长期任职。

第四章  附  则

第 25 条 若出现章程中没有出现的情况，由相关部门、人员按例外情况执行，并做好处理记录，以便在章程中增加相关内容。

第 26 条 本章程是协会一切活动的行为准则，任何部门、个人都须遵照执行。若有改动将由会大会出相关条例补充。

第 27 条 本章程从颁布之日起实施。

第五章  公关部 

一、公关部概述：

      负责协会的对外联系的部门，主要负责联系校内其他协会、学校各部门、社会各界，向各大公司申请活动赞助、并争取让其设立奖学金。

二、公关部工作：

  1.学校：（1）与对外合作处协作联系校友，支持协会活动。

        （2）加强与兄弟协会各学院团委学生会的友好联系

          （3）加强与校学生会、社团联的联系，及时获取各种信息，协助十佳社团参评。

          （4）加强与校领导的联系，争取校领导的继续关心和支持

  2.社会：（1）联系各地校友会，不断发掘机会

          （2）聘请理事

          （3）发动校友为协会设立基金

          （4）熟悉设立基金的准则和流程

          （5）与企业紧密联系，为中医大学子建立毕业实习的平台

          （6）与特定的几个企业形成长期持久合作关系，为同学提供实习基地

          （7）与各个层次媒体的联系协作（包括校园广播、校报）

  3.学生：（1）吸引人才

           （2）以身作则，尽力宣传

           （3）校内可用的公关资源的调查整理

三、工作流程：

      活动部制定活动策划；公关部联系校友、商家。涉及到与对外合作处、其它协会、各地校友会等联络时，首先由会长牵头，然后会长安排公关部负责后续具体工作。涉及与各个层次媒体的联系协作时，公关部通过会长同意后，与媒体联系。

四、部长(副部长)的工作职责：

      全权负责公关部所有工作，及时向会长汇报工作情况，协调与其他部门之间的工作，并帮助、监督本部成员完成相应的工作，定时召开部门内部会议，总结部门上期工作并制定出下期的工作规划，如遇到无法解决的问题，及时上报会长，及时解决。

第六章  办公室

一、办公室概述：

     作为协会的中枢机构负责处理协会日常事务。包括对上级任务、指示做到上通下达；协助督促各部之间，协会之间正常工作的开展；负责协会各项大型活动的工作人员的统一调配和后勤保障；与各部部长配合负责对会员的工作量化考评，配合会长、副会长对各部长，副部长进行工作考评；管理协会的一切财产，包括档案，办公用品，用具及报刊。杂志和对外借物品等；负责记录，整理工作例会、部门、协会会长联谊会和团委、对外合作处对协会召开的一切会议等。 

二、部门工作：

  （一）、文件及档案整理

     负责协会档案管理、起草有关文稿、用品管理、协助各部门做好重要资料的录入、排版、打印等工作。

     1、文件档案

      （1） 对各类文件进行整理存档.

      （2） 对来函及外发文件进行整理，并编号登记.

      （3） 负责各部、协会上交文件收集工作.

     2、协会成员档案

      （1） 制作协会成员登记表，存档. 

      （2） 建立协会成员个人电子档案.

  （二）、公共物品管理

     1、定期检查电脑文件存放情况.

     2、所有物品、场地的借出、借入均须在办公室处登记.

  （三）、日常工作

     1、通知

     做好协会例会及相关会议的通知、考勤及会议记录等工作，总结相关资料并归档。定时定期的向会长、副会长反映各部门工作情况，提出工作建议，向各部传达有关工作要求、会议精神等。

     （1） 各项通知文件由办公室统一下发.

     （2） 所有通知文件编号、记录并存档.

     （3） 各项会议召开由办公室通知.

     2、人员调配

     根据协会决定及会长指示，负责组织协调多个部门共同办理综合性工作及有关重大活动，协助会长、副会长，督促检查、各部门工作职能的执行情况,对协会干部进行考核。负责收集同学们的意见，并及时反映。协助并监督检查其他各部开展工作。负责协会干部的各类值班安排，并督促和检查值班情况。

     注：办公室要掌握协会所有成员，包括各校区、各部门主要干部联系方式；各部在工作中如出现人员不足情况，可向办公室申请进行人员调配。

     3、会议记录

      负责组织安排协会各类会议，做好记录，重要会议形成纪要，并督促检查会议决定的执行情况。

     （1） 负责签到和会议记录.

     （2） 安排会议场地及所需设施.

     4、编制“大事记”

      记录协会的发展过程中具有意义的事件和活动。

三、部门机构

     财务组——负责协会经费和物品的管理；

     会员管理组——负责协会资料的管理，以及与协会所有成员有关的组织、奖励等工作。

四、部长、副部长的工作职责：

     全权负责办公室所有工作，及时向会长汇报工作情况，协调与其他部门之间的工作，分配和安排各组的任务（直接下达到各组长），并帮助、监督本部成员完成相应的工作，定时召开部门内部会议，总结部门上期工作并制定出下期的工作规划，如遇到无法解决的问题，及时上报会长，及时解决。

五、各组组长的工作职责：

    及时向部长汇报工作情况，协调与其他组之间的工作，分配和安排各组员的任务，并督促组内成员完成相应的工作，定期召集组员开会，总结上期工作并制定下期工作规划，大型活动之后都做相应总结。组长无法解决的问题，上交部长（副部长）解决；组员无法解决的问题，及时上报组长解决。

第七章  宣传部

一、宣传部概述：

    协会对外宣传的部门,负责协会的一切宣传工作,协助校友联络协会与各地校友的联络和宣传工作。

二、宣传部工作：

     对来访的海内外校友的采访工作；对校友联络协会系列活动进行大力的宣传，以扩大活动的影响力，增进学校和海内外校友友谊、合作；跟随协会参加节假日对校友的拜访、问候活动；协助对外合作处编辑《成都中医药大学校友通讯》、《优秀校友录》等丛书；协助做好校友网站的宣传，完善校友数据库工作。

    宣传方式：海报、横幅、传单、网站（蓝色星空BBS）、协会网站、校园广播、校报（成都中医药大学报、成中医人）；活动前期和后期新闻稿件的撰写。

三、工作流程：

      活动前期：公关部与学校、商家协商确定宣传内容以及活动时间、地点后，宣传部对协会活动进行新闻宣传----新闻组编辑文字----编辑组设计海报、传单、横幅等----上交部长、会长审核。新闻组完成文字编辑后，经部长审核通过，就交予编辑组和网络组进行整合，同时将稿件交予公关部，进行广播、校报、网站的宣传（注明：公关部负责联络校园广播、校报）。

     活动期间：宣传部协助活动部完成宣传工作，提供海报、传单、横幅等，并对活动做全程记录，包括摄影、撰写活动新闻稿。

     活动后期：对协会活动进行新闻报道。新闻稿经过部长、会长审核后，通过校报、网络、广播进行再宣传。

四、部门机构：新闻组、网络组、编辑组（每组各设组长1名）

     新闻组——负责对宣传材料进行排版、图片、字体等的艺术设计加工；活动进行时负责相应记录、摄影；活动结束之后撰写新闻稿，交于网络组发布。

     网络组——负责网路宣传（包括蓝色星空BBS“校庆大家谈”版块担任版主、日常版块管理）本协会，协会网站建设。协会内部的宣传工作，包括QQ群的管理和宣传。

     编辑组——负责活动稿件的文字编辑。具体工作包括：协会活动过程中海报、传单、网站、广播稿等宣传稿；《校友通讯》、《优秀校友录》的等的编辑。

五、部长、副部长的工作职责：

     全权负责宣传部所有工作，及时向会长汇报工作情况，协调与其他部门之间的工作，分配和安排各组的任务（直接下达到各组长），并帮助、监督本部成员完成相应的工作，定时召开部门内部会议，总结部门上期工作并制定出下期的工作规划，如遇到无法解决的问题，及时上报会长，及时解决。

六、各组组长的工作职责：

    及时向部长汇报工作情况，协调与其他组之间的工作，分配和安排各组员的任务，并督促组内成员完成相应的工作，定期召集组员开会，总结上期工作并制定下期工作规划，大型活动之后都做相应总结。组长无法解决的问题，上交部长（副部长）解决；组员无法解决的问题，及时上报组长解决。

第八章  活动部

一、部门概述：

     协会负责策划、组织各项活动的部门，主要完成各项活动可行性的论证、策划书的编写以及具体实施中的各项细致性工作。

二、部门工作：

     1. 协助对外合作处工作——陪同来访校友游览温江校区等不定期性的活动， 

     2. 会员内部交流活动——协会将有计划、有步骤地开展一些会员内部交流活动，营造一个和谐、温暖的家。

     3. 校友交流类——向分布在海内外、在各行各业施展才华、传承成中医人精髓的校友们发出最诚挚的邀请。并结合他们曾就读的校区、学院、现在从事的领域等诸多方面，策划一系列主题性的活动。 

三、工作流程：

    确定活动——制定活动策划——策划上交会长、副会长审核——联合公关部、宣传部、办公室召开工作例会，由活动部部长主持——准备活动所需物品和文件——开展活动——向办公室提交活动总结。

四、部长、副部长的工作职责：

     全权负责活动部所有工作，及时向会长汇报工作情况，协调与其他部门之间的工作，并帮助、监督本部成员完成相应的工作，定时召开部门内部会议，总结部门上期工作并制定出下期的工作规划，如遇到无法解决的问题，及时上报会长，及时解决。

第九章  会议制度

    为了进一步完善协会规章制度，加强协会工作纪律的明确性，协调各组的关系，提高办事效率，促进协会日常工作的开展，特对会议做如下规定：

第 1 条  会议由工作例会、部门会议和全体会议组成，开会应填写《会议记录表》。

第 2 条  工作例会由会长、副会长与各部部长组成召开，讨论协会近期工作方向，了解各部门工作动态，安排新的工作任务；部门会议由各部部长、副部长和部门干事组成召开，布置工作，讨论如何执行例会会议决定的工作以及展开本部门的工作等。全体会议为不定期会议，遇学生会统一进行的重大活动及活动总结等情况下召开。

第 3 条  例会时间暂定，由会长、副会长及各部部长出席，主要目的在于了解各方面动态，安排近期工作，对各组工作进行总结，以恰当形式开展批评与自我批评，融洽成员之间的关系。做到求同存异，努力建立集体主义氛围。

第 4 条  会议准时召开，具体考勤细则如下：

         1. 各种会议均须由办公室记录并在《会议签到表》内签到。 

         2. 没有提前请假或无正当理由而未到会者，视无故缺席，将由办公室记录在案，并提出警告。满三次者，无论任何理由，视其自动退出。

         3. 如因事实在不能到会者，须提前至少一天向会长及主要负责人提交请假条，口头请假无效。请假次数超过六次者，协会决定将其除名。 

         4. 到会者迟到20分钟，视其无故缺席，但允许事后（在一天之内）向会员管理组主要负责人补假。 

         5. 会员管理组必须安排一个或多个组员参与各个部门内的会议，该工作人员必须做好会议记录，整理后上交该部部长审批，并在办公室备案。

第 5 条  会议开始前由主要负责同学先期交流安排会议具体议程。会议进行时： 首先由各部部长汇报近期工作；汇报间期会长、副会长提出指导；会议后期自由交流经验。 每次会议必须有会议记录，会议记录须送会员管理组存档。

第 6 条  协会举行活动，无论活动属于哪个部门，各部门必须有不少于3人参加，参加人由各部门内部商定。

第十章  档案管理制度

        协会档案是协会工作必不可少的史料和凭证，为了规范档案的管理和使用，现制定以下制度：

第 1 条  档案管理的内容：有关协会组织规范的档案，主要包括：

         1.  协会的工作计划、总结和重大活动方案；

         2.  协会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件；

         3.  协会的会议记录，工作纪要和协会发展大事记；

         4.  协会与外界交流的资料；

         5.  协会主办的各种简报、期刊的底稿和有保存价值的各种资料。

第 2 条  档案的收集：协会及各组在进行工作、开展活动时、应注意上述材料的收集、整理并及时送到协会会员管理组，以便尽快存档。

第 3 条  档案的整理：

          1.  收集的零散资料必须立即进行整理、分类使之系统；

         2.  档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系充分利用原始资料的基础，便于保管和使用。

第 4 条  档案的管理：

         1.  由会管组工作人员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚；

         2.  借阅档案必须向会管组说明。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

第十一章  物品管理、使用制度

第 1 条  协会各种设施及有关文件、资料、用品，是协会的公有财产，原则上只能是协会内部使用，不得拿出或外借； 

第 2 条  借还协会的各种设施、文件和资料，必须进行登记； 

第 3 条  爱护协会内部各种设施、文件、资料，借者经登记才可借用； 

第 4 条  协会借物注意事项： 

          1.  借用前按要求填写《协会借物登记表》，但必须提前通知协会办公室主任，否则不能擅自填写，此办公室主任视为该项物品的责任人；填写内容包括借者姓名、联系方式、归还时间以及同意物品的赔偿规定； 

          2.  宣传工具及物品应尽早归还； 

          3.  归还时间到了但物品未归还，由责任人负责追回。 

第 5 条  协会物品的赔偿规定：

         1.  在任何情况下，人为损坏协会物品，按市场现价格原价赔偿，并停止其借用资格； 

         2.  借物超过时间未还者，停止其借物资格，并索回物品； 

         3.  若有物品损坏，以损坏程度划价等价赔偿，并停止其借用资格。

第 6 条  所有宣传工具或物品都是协会公有财产，任何个人不得占为己有或私自借出； 

第 7 条  所有需要借用宣传工具或物品者应填写《物品使用表》，都必须严格按照手续办理； 

第 8 条  宣传工具或物品要放在专柜，对于某些特别贵重的物品，应分门别类排放整齐，锁入柜子中，钥匙由宣传部负责人和办公室人员保管； 

第 9 条  宣传部同学应爱惜工具，用后冲洗干净，摆放整齐； 

第 10 条  其他各部需用到宣传工具或物品，应做好登记，用完立即归还；

第十二章  绩效考核制度

第 1 条  总则 

    为了提高校友联络协会成员工作积极性、创造性，增强协会成员责任感，荣誉感，加强协会工作的制度化和规范化，使协会自身工作体制能够良好运行，特制定本考核办法。考核人应本着公平、公正、公开的原则根据被考核者的实际情况进行考核。若被考核者对最终的考核结果存在异议，可向办公室反映。办公室将组织人力进行调查，给被考核者一个满意的答复。 

第 2 条  绩效考核内容 

    考核分为基本素质考核（包括考勤，考绩两个方面的内容），能力考核，个人评定以及额外奖励加分项。 

第 3 条  考评方式 

    对副部长及干事的考核将由办公室及各部部长共同对工作业绩表，工作能力，以及个人评定进行评审并由办公室结合会议签到记录，综合打分。对部长的评选由办公室进行初步评定，并将评定结果交由会长或副会长审查，结合会长和副会长的意见完成最终评定。 

第 4 条  考核时间：每学期期末。 

第 5 条  具体评分方法 

         1. 考勤 

            a) 例会：实际出席次数（每次3分），迟到次数（每次-2分），请假次数（每次-1分），无故缺席（每次-5分）；

            b) 协会活动：实际出席次数（每次4分） ，迟到次数（每次-2分） ，请假次数（每次-1分），无故缺席（每次-5分）（协会活动包括协会于本学期组织的各项面向全协会，或全校性活动）；

            c) 社联会议（考勤制度同b）

         d) 值班：出席次数（每次2分，无减分）

            注：凡不参与协会日常值班的 , 那一栏不填。 

         2. 考绩 

            考绩所有项目的评分均参照工作业绩表的填写。 

            a) 本学期工作量：根据工作业绩表相对应的 “ 所做工作 ” 比较部门内部总体水平进行评定。 

            b) 工作完成质量：将工作业绩表中 “ 完成质量 ” 一栏的出色完成定为 4 分，一般定为 2 分，未完成定为负分，进行总体加分，并参与部内比较。 

            c) 是否在规定时间内完成：将工作业绩表中 “ 是否按时完成 ” 一栏的提前定为3 分，按时定为 2分，推后定为-1分，进行总体加分，并参与部内比较。 

         3. 能力考核 

            由各部部长对其本学期工作积极性、解决问题的能力及团队协作能力进行打分。

         4. 个人评定 

            根据每学期工作情况为自己写个人总结，并自行进行打分。由办公室根据个人总结进行审核。 

         5. 额外奖励加分项 

            a) 在校级网站、校级、市级、省部级、国家级刊物上发表文章宣传协会以树立良好形象，提高协会知名度者，给予5 — 8分奖励。 

            b) 对协会提出建设性意见或是主动承担重大任务，使协会相应工作得到一定进步或突破者，给予2 — 4分奖励。   

            c) 在本部门工作之余积极协助其他部门工作并取得显著成绩者，给予1－3分的奖励。 

            d) 在协会统一的活动中积极参与场地的布置与清理工作的（包括桌椅的运输等 等），给予1－3分的奖励。  

附表一：校友联络协会财务报表

                                                                ___________学生团体

                                                             __________年__________月

注：用途尽量详细，无财务收支的予以说明。

协会办公室主任签字　______________

协会会长签字  ______________

附表二：工作记录表

附注：“会员姓名”、“时间”、“地点”、“具体工作内容”可以由会员本人填写；“证明人”这项，必须由证明单位或个人填写（协会相关成员，老师或者商家）。

附表三：物品使用表

附表四：会议签到表

附表五：会议记录表

附表六：借物登记表

                                                                                                                                           成都中医药大学校友联络协会 

                                                                                                                                                     2016年2月26日